Avaliação tipológica em dossiês

Gabriel da Silva Barros*

As funções arquivísticas de classificação e avaliação de documentos representam atividades da gestão de documentos (BERNARDES e DELATORRE, 2008) que engloba todo o ciclo de vida do documento de arquivo.

O recorrente estado de desordem em que se encontram diversos arquivos dentro das organizações reflete a falta ou deficiência de uma gestão de documentos nos acervos, o que muitas vezes significa que os documentos não são classificados na gênese ou nem mesmo em nenhum outro momento do ciclo vital. Com isso, qualquer que seja a ação para organização de uma massa documental acumulada, tem como resultado visado unicamente a eliminação de documentos.

A eliminação de documentos só se faz possível através de elaboração da tabela de temporalidade de documentos, fruto do trabalho intelectual da avaliação de documentos que “consiste em estabelecer valores para os documentos a fim de determinar os prazos de guarda e destinação final dos mesmos” (RODRIGUES, 2008, p. 206). Para a execução da tabela de temporalidade é preciso que os documentos sejam também classificados, isso significa que tenham seu contexto de produção e vínculo recuperados.

O vínculo entre os documentos de arquivo pertencentes ao mesmo conjunto se chama vínculo arquivístico e está expresso intelectualmente na atividade que os gerou. Um conjunto documental é então composto por diversas tipologias documentais acumuladas naturalmente de forma oficial ou informal, geralmente em uma unidade de arquivamento.

Uma unidade de arquivamento que reúne documentos oficialmente se chama processo e é materialmente indivisível, já uma unidade de arquivamento que reúne documentos informamente é chamada dossiê, agrupando documentos por uma finalidade específica para acesso ou consulta (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). Portanto, as tipologias documentais componentes de um processo não podem ser avaliadas separadamente, pois formam uma unidade indivisível. No dossiê as tipologias mantêm um elo entre si, estabelecido pela ação que os gerou, porém podem ser avaliadas separadamente, já que cada tipo documental cumpre seu prazo de guarda e eliminação.

A avaliação tipológica nos documentos que compõem um dossiê cumpre importante papel na valoração do documento de arquivo, otimização do espaço físico e acondicionamento do acervo, já que documentos reunidos em uma mesma unidade de arquivamento não necessitam cumprir o mesmo prazo de guarda.

Referências

BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008. Disponível em: <https://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.pdf > Acesso em: 13 jun. 2016.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros - Núcleo Regional de São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura. 1996.

RODRIGUES, Ana Célia. Diplomática contemporânea como fundamento metodológico da identificação de tipologia documental em arquivos. 2008. 258f. Tese (Doutorado em História Social) – Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2008.

*Graduando em Arquivologia pela Universidade Federal Fluminense E-mail: gabriel_barros@id.uff.br